Karakteristik Proyek

Senin 20 Februari 2012 hari ini merupakan pertemuan ketiga matakuliah MPTI, di pertemuan kali ini materi disampaikan oleh 2 dosen, yaitu bu raras dan pak holil. Materi yang disampaikan berupa definisi proyek secara detail.

Cukup banyak yang dapat disampaikan dalam artikel saya kali ini(jika saya mengingatnya), kali ini dosen kami menyampaikan definisi dari proyek dengan cara memilah-milah karakteristik dari proyek itu sendiri.

Apa karakteristik dari proyek? sejauh pemahaman yang saya dapatkan proyek itu memiliki karakteristik berupa:

• Memiliki batasan waktu
• Terdapat batasan atau scope(ruang lingkup)
• Penuh dengan ketidakpastian
• Menghasilkan Produk yang Unik
• Memiliki Sumber Daya(Manusia dan non Manusia)
• Memiliki tujuan yang spesifik/sasaran
• Memiliki Stakeholder

                   

Memiliki batasan waktu : proyek bersifat temporary atau sementara jadi dapat didefinisikan sendiri proyek itu memiliki waktu mulai(start date) dan waktu akhir(end date), batasan waktu pengerjaan proyek biasanya ditentukan oleh customer, dengan pertimbangan dari kapasitas yang mengerjakan proyek dan kebutuhan dari customer itu sendiri

Terdapat batasan atau scope : proyek tidak bersifat umum atau memiliki ruang lingkup yang berbeda dengan disiplin ilmu yang berbeda pula,  secara global proyek terbagi atas 2 bidang yaitu proyek IT dan non-IT

Penuh dengan ketidakpastian : karakteristik ini yang paling saya ingat, dikarenakan saya menjadi salah satu objek untuk menjelaskan apa maksud dari karakteristik ini, seingat saya(pernah baca di blog lain) salah satu bidang Proyek yaitu IT, seiring dengan berkembangnya teknologi(IT) permintaan akan kebutuhan akan terus berkembang sehingga hal ini mendasari ketidakpastian dari proyek tersebut, dan saya tidak tahu apakah penjelasan saya itu salah namun yang dimaksud penuh dengan ketidakpastian ialah tidak ada yang tahu apakah sebuah proyek akan berhasil atau tidak, karena menurut pengalaman dunia lebih banyak proyek yang gagal dibandingkan dengan yang berhasil

Menghasilkan Produk yang Unik : tujuan dari sebuah proyek ialah menghasilkan produk yang beda dari yang lain, atau memiliki fungsionalitas yang belum ada sebelumnya, seperti contoh sebuah instansi perkantoran/perusahaan yang menginginkan dibuatkan software yang sesuai dengan proses bisnis internal perusahaan, software tersebut dibuat berdasarkan kebutuhan customer/company sehingga output dari proyek tersbebut ialah produk yang unik

Memiliki Sumber Daya(Manusia dan non Manusia) : sebuah proyek pasti membutuhkan sumber daya baik itu manusia dalam hal pekerja ataupun infrastruktur atau teknologi yang akan digunakan

Memiliki Tujuan Spesifik/Sasaran : Tujuan dapat berupa produk yang berkualitas,waktu pengerjaan dan biaya yang akan dikeluarkan. kualitas dari produk yang dihasilkan harus sesuai dengan janji yang telah dibuat dengan customer dan juga tepat waktu dalam menghasilkan produk tersebut

Memiliki Stakeholder : Definisi dari Stakeholder ialah semua orang/organisasi yang terlibat dalam pengerjaan proyek, berikut jenis-jenis dari stakeholder.

• Customer/User
• Sponsor
• Protofolio Manager
• Program Manager
• Project Management Office
• Project Manager
• Project Team
• Functional Manager
• Operations Management
• Seller/Business Partner

Selain dari karakteristik sebuah proyek, juga dibutuhkan berbagai keahlian dalam mengelola proyek, mungkin hal ini lebih sesuai bagi mereka yang ingin menjadi manajer proyek. apa saja keahlian yang seharusnya dimiliki seorang manajer proyek atau sub manajer proyek?

secara global keahlian yang harus dimiliki ialah:

• Mampu berkomunikasi dengan baik
• Mampu berkoordinasi dengan stakeholder atau team project
• Memiliki kepribadian seorang pemimpin
• Management Technology / paham IT untu proyek IT
• Memahami ilmu manajemen umum
• Menguasai lingkungan sekitar
• Memahami proses bisnis dan disiplin ilmu dari proyek yang sedang dikerjakan

Karena beberapa poin-poin diatas saya menyinggung proyek TI dan non IT, akan terasa pahit rasanya buat pembaca jika saya tidak menjelaskan perbedaan kedua jenis proyek tersebut

Proyek IT ialah proyek yang berhubungan langsung dengan software,hardware dan networking dan sebaliknya untuk proyek non IT. Dalam beberapa kasus proyek non IT juga membutuhkan software dalam mempercepat kinerja mereka, oleh karena itu terdapat karakteristik labih terperinci lagi yang membedakan kedua jenis proyek tersebut.

1. Proses bisnis akan tetap berlangsung selama pengerjaan Proyek IT juga berlangsung, sebagai contoh proses transaksi yang ada dipertokoan atau swalayan akan terus berlangsung walaupun pihak pertokoan/swalayan memesan sebuah software untuk efisiensi dan efektivitas kinerja pertokoan. sedangkan untuk proyek non IT, proses bisnis baru akan berjalan jika produk telah berhasil dibuat, sebagai contoh untuk proyek pembangunan jembatan, tidak akan ada proses yang berlangsung jika pembangunan jembatan belum rampung
2. Proyek IT memiliki keterkaitan dengan disiplin ilmu yang lain misal untuk membuat software pendukung kinerja pertokoan, maka team project perlu mengetahui proses bisnis yang ada dipertokoan tersebut. dan untuk proyek non IT bersifat stand alone.
3. Scope yang sulit diidentifikasi untuk proyek IT atau selalu meminta tambahan fungsi, sedangkan proyek non IT tidak demikian
4. Karena adanya poin ketiga diatas maka akan sering terjadi perubahan untuk proyek IT dan sangat jarang untuk proyek non IT
5. Resiko yang sulit diidentifikasi untuk proyek IT, sebagai contoh errornya atau salahnya sebuah algoritma dalam penulisan code dengan ribuan atau ratusan baris akan sulit diidentifikasi dibandingkan dengan kerusakan atau retaknya dinding dalam membangun rumah untuk proyek non IT

Read More

Manajemen Proyek

Kamis 15 Feburuari 2012, Pertemuan kedua untuk matakuliah MPTI dan pada hari ini dosen kami menyampaikan rencana pembelajaran(RP) untuk satu semester kedepan. Yaitu berupa materi yang akan disampaikan tiap pertemuan,jenis-jenis assessment dan bobot penilaiannya dan metode pembelajaran yang akan digunakan.

Salah satu metode pembelajaran yang akan digunakan ialah adanya sesi sendratari yang dimana mahasiswa akan menari(bukan balet loh) atau melakukan aksi drama yang bertema “Management Proyek”, dalam sendratari tersebut mahasiswa akan menceritakan seperti apa proyek yang mereka kerjakan dan bagaimana setiap anggota tim bekerjasama dalam proses pengerjaan proyek mereka.

Cukup menarik metode pembelajaran tersebut dan juga cukup membuat saya takut (gak bisa nari n drama L), namun dijelaskan tujuan dari metode pembelajaran tersebut yaitu terdapat softskill didalamnya salah satunya yaitu bagaimana membangun jiwa pemimpin,berkarakter dan dapat bekerjasama.

Dan selain itu mahasiswa juga diwajibkan membuat sebuah blog yang berisi tulisan dari apa yang mereka dapatkan selama perkuliahan. Tujuan pembuatan blog ini ialah berbagi ilmu,evaluasi dan dokumentasi perkuliahan.

Dan cukup membuat saya merasa senang(serasa nge-fly) ketika bu raras mengatakan “judul blog tidak harus Cinta dan TInta MPTI, biar gak pake Cinta juga gak papa” dan akhirnya para pembaca dapat melihat judul blog saya yang tanpa CINTA tersebut. Mungkin saya masih menganggap itu sedikit lebay(mohon maaf tidak bermaksud menyinggung) dan urusan cinta biarlah dipendam dalah hati tak perlu aku tuliskan di blog(curhat dikit aja kok).

Sepertinya hanya sedikit yang dapat saya sampaikan dalam tulisan ini berhubungan dengan Manajemen Proyek, yang pertama ialah apa yang dikatakan Harold Kerzner mengenai Proyek Management.

“Proyek Management is the art of creating the illusion that any outcome is the result of a series predetermined, deliberate acts when, in fact, it was dumb luck”

Dapat disimpulkan bahwa proyek management ialah seni membuat ilusi atau berimajinasi yang dimana keluaran dari imajinasi tersebut merupakan hasil dari serangkian yang telah ditentukan dan tindakan-tindakan yang telah direncanakan, dan saya lebih tertarik dengan kalimat terakhir dari beliau yaitu tidak semua proyek berhasil, keberuntungan(lucky) memberikan pengaruh sangat besar dalam menentukan keberhasilan proyek.

Namun perlu diketahui juga keberentungan hanyalah keberuntungan, dan almost 100% tidak akan mendekati orang yang malah tidak memiliki strategi dan management dalam mengelola proyek, so the conclusion is you have to be a manager of project management then manage your own project on your own way, but firstly don’t be an idiot with no strategy and knowledge about it(wew sok inggris).

Selanjutnya behavior atau karakteristik dari Project Management ialah sebagai berikut

1. 1.       Memiliki jangka waktu pengerjaan(start and end dates)
2. 2.       Memiliki tujuan spesifik yang harus diselesaikan dalam spesifikasi tertentu
3. 3.       Memiliki batasan pendanaan
4. 4.       Memiliki sumber daya manusia dan non-manusia
5. 5.       Dan Multifungsional

Dalam management proyek juga melibatkan kegiatan monitoring(project monitoring) dan perencanaan proyek(project planning), Project Planning merupakan tahap awal berupa perencanaan dan analysis kebutuhan proyek berupa:

1.           Definition of work requirements(definisi kebutuhan kerja)
2.           Definition of quantity and quality of work(definisi kuantitas dan kualitas kerja)
3.           Definition of Resources needed(definisi kebutuhan sumber daya)

Dan Project monitoring ialah proses memonitor kinerja selama proyek berlangsung, berikut garis besar dari Project Monitoring:

1.           Tracking progress(memantau progress kerja)
2.    Comparing actual outcome to predicted outcome(membandingkan hasil kerja untuk memprediksi hasil berikutnya)
3.           Analyzing impact(menganalisis dampak atau resiko apa saja yang akan muncul)
4.           Making adjustments(membuat penyesuaian)

Sumber:

Harold Kerzner, P. (2011). Project Management(A Systems Approach to Planning,Scheduling, and Controlling). Ohio: John Wiley & Sons, Inc.

Read More

Pertemuan Awal MPTI

Senin 13 Februari 2011, yah hari ini merupakan perkuliahan pertama saya untuk semester IV dimana perkuliahan dimulai dari jam 7 pagi(sangat pagi menurutku) dan berakhir pada pukul 18:00, terdapat 3 matakuliah untuk hari pertama ini dan salah satunya ialah Manajemen Proyek SI/TI yang lebih dikenal seantero Sistem Informasi  dengan sebutan MPTI .

Mungkin tulisan ini hanya berisi curhat atau mungkin pengalaman pertama perkuliahan MPTI(sok keren). Yah diketahui bersama setelah liburan yang cukup panjang biasanya mahasiswa masih masih merasakan efek dari liburan seperti bangun kesiangan atau malas mandi pagi(wajar libur gak ada kuliah)  dan salah satu dari sekian banyak mahasiswa tersebut adalah saya, oleh karena itu pada perkuliahan ini saya telat sekitar 14 menit(awal yang buruk).

Yah ketika masuk saya melihat sesosok wanita muda mengisi kuliah yang pada saat itu saya mengira beliau adalah asisten dosen atau mahasiswi yang lagi menggantikan peran dosen, jreeng dan ternyata saya salah ternyata dia adalah salah satu dosen dari MPTI ini, muda dan cantik cukup membuat saya bersemangat mengikuti perkuliahan(ngawur), Bu Riris seorang dosen yang baru saja pulang dari studi S2 di Taiwan.

Yah karena telat 14 menit dan dosennya sangat on-time saya ketinggalan banyak kata-kata mutiara penyemangat hidup, untungnya masih ada beberapa yang bisa saya tangkap dari apa yang beliau sampaikan(hayoo apa?). hmm secara garis besar dan kalau tidak salah(sedikit meragukan) beliau menyampaikan matakuliah ini merupakan matakuliah yang menyatukan antara hardskill dan softkill. “Manajemen” jelas terlihat perlu keterampilan khusus yaitu berkomunikasi dan teamwork untuk dapat me-manage sebuah proyek.

Disela-sela perkuliahan mahasiswa dipertontonkan sebuah video salah satu proyek besar didunia yaitu Palm Jumeirah, singkatnya Palm Jumeirah adalah artificial island di Dubai, dibuat dengan tujuan meningkatkan objek wisata dan penghasilan Negara tersebut.

Video tersebut menceritakan bagaimana me-manage sebuah proyek yang sangat besar dengan berbagai masalah yang dihadapi selama proyek dikerjakan. Mulai dari kondisi alam yang cukup extreme dan bagaimana memperoleh material yang dibutuhkan untuk pembangunan pulau buatan ini.

Selanjutnya setelah pemutaran video singkat(cukup membuat saya sedikit mengantuk) salah satu dosen matakuliah ini yang akrab disapa pak Holil menyampaikan beberapa pengetahuan yang terkait dengan management dan review singkat mengenai matakuliah PIPL(Pengembangan dan Implementasi Perangkat Lunak) semester kemarin.

Pertama saya cukup kaget(sebenarnya sangat terkejut) beliau menepuk pundak saya dan berkata “mas PIPL dulu dapet apa?” dengan gaya sok cool dan sedikit ketakutan saya menjawab “A”(ini bukan sombong loh), dan beliau melanjutkan pertanyaan “mas tahu tidak hubungan manajemen dengan pipl”(termenung) belum sempat mengeluarkan ½ huruf beliau bertanya lagi “mas pernah diajarin SDLC, ngerti”(Cuma bisa ngangguk).

Karena diriku tak mampu menjawab apa itu SDLC(malu dapet A) alhamduliLLAH bapaknya bertanya ke teman yang lain dan dari sekian banyak teman yang ditanya subhanaLLAH ada juga yang bisa menjawab apa itu SDLC(namanya renja bro). SDLC itu singkatan dari System Development Lifecycle atau Siklus Hidup Pengembangan System yang dimana berupa tahapan-tahapan yang dilakukan secara berurutan dalam pegembangan perangkat lunak.

Tahapan-tahapan tersebut ialah:

1.  Problem Definition
2.  Problem Analysis
3. Algorithm Developmet
4. Coding & Documentation
5. Test & Debug
6. Maintenance atau Pemeliharaan

      

Setelah mengetahui apa itu SDLC, beliau menyampaikan bahwa management ialah “Seni Menggunakan Tangan Orang Lain Dalam Mencapai Sebuah Tujuan”, nah disetiap tahapan-tahapan SDLC  terdapat seorang manager atau terdapat management yang mengatur jalannya setiap fungsi tahapan tersebut. Dan itulah gambaran penjelasan singkat keterkaitan antara PIPL dan MPTI.

Selanjutnya beliau juga menyampaikan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membangun dan menjalankan sebuah proyek, yaitu :

1. Human Resource
2. Cost
3. Communication
4. Risk
5. Time (Mohon maaf jika kurang lengkap)

Kelima poin diatas harus diperhitungkan dan diintegrasikan dalam pelaksanaan sebuah proyek. Sebagai contoh perlu diketahui berapa perkiraan biaya yang akan dikeluarkan selama proyek berlangsung, Resiko apa saja yang akan dihadapi dan bagaimana menyelesaikannya, berapa lama proyek ini berlangsung dan seperti apa sumber daya manusia yang kita butuhkan dan bagaimana mengkomunikasikan mereka satu dengan yang lain agar proyek dapat berjalan lancar dan tepat waktu.


Sumber:
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek
http://www.palmjumeirah.ae/about-palm-jumeirah.php
http://users.evtek.fi/~jaanah/IntroC/DBeech/3gl_sdlc_1.htm

Read More