9 Area Ilmu Manajemen Proyek(Kuliah Tamu)

Kamis 23 Februari 2012, kembali lagi untuk matakuliah MPTI dimana hari ini metode pembelajaran berupa kuliah tamu yang oleh bapak Tri Joko Wahyu Adi, PhD. Kuliah tamu berupa definisi proyek,manajemen proyek dan contoh-contoh proyek.

Proyek adalah suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi seumberdaya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah ditetapkan dengan jelas.(Soeharto)

A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service. (PMBOK 2008)

Dalam manajemen proyek terdapat tiga manajemen utama yang perlu dipertimbangkan dalam mengelola sebuah proyek yaitu Quality,Time dan Cost. Ketiga bidang tersebut dipetakan dalam sebuah segitiga sama sisi yang disebut “Triangle Constraints”.

Muncul sebuah pertanyaan mengapa harus segitiga sama sisi? Dari filosofi segitiga jika terdapat sebuah titik dipuncak maka dua titik yang lainnya berada dibawah, arti dari filosofi tersebut ialah jika Quality adalah fokus utama dari sebuah proyek atau proyek sangat mengedepankan kualitas dari sebuah produk maka perlu mengorbankan waktu yang lama dan biaya yang mahal untuk memenuhi tujuan dari proyek tersebut. Begitu juga sebaliknya jika sebuah proyek lebih fokus terhadap waktu pelaksanaan yang cepat, maka kualitas produk tidak akan begitu memuaskan dan biaya yang dikeluarkan juga tidak sedikit. Dan jika proyek fokus terhadap biaya yang dikeluarkan dirancang seminimal mungkin maka akan berdampak terhadap kualitas barang yang kurang memuaskan dan waktu pengerjaan yang cukup lama.

Dalam sebuah proyek seorang manajer harus dapat menyeimbangkan resource yang ada, budget yang tersedia, estimasi waktu pelaksanaan, kualitas produk sesuai dengan janji terhadap pelanggan, batasan dan scope-nya, selain itu hal yang terpenting dari kesemua poin-poin tersebut ialah seorang manajer harus mampu mengelola resiko yang mungkin saja terjadi, baik di bidang resource,quality dan yang lainnya.

Jika berbicara management proyek, terdapat kerangka kerja atau framework yang dikenal dengan PMBOK(Project Management Body of Knowledge), dalam kerangka tersebut terdapat 9 area keilmuan manejemen proyek yaitu:

Core: Scope management, Time management, Cost management, dan Quality management

Support: Procurement management, Risk management, Communication management, Human Resource management

Dan kesembilan area ilmu tersebut diintegrasikan yang disebut dengan Project integration management

1.       Scope Management ialah area keilmuan yang menangani masalah inisialisasi awal sebuah proyek, membagi area kerja untuk para stakeholders, berikut bagian dari Scope Management :

a.     Scope Planning (merencanakan pembagian area kerja)

b.    Scope definition (inisialisasi scope)

c.    Create WBS/Work Breakdown Structure(membuat struktur kerja untuk setiap stakeholders)

d.    Scope verification(verifikasi scope)

e.    Scope control(pengontrolan scope yang telah diverifikasi)

2.       Time Management ialah area ilmu yang mendefinisikan semua kegiatan kerja dan resource terhadap waktu,berikut proses yang terdapat dalam time management:

a.       Activity Definiition (inisiasi scope aktifitas yang akan dikerjakan)

b.      Activity Sequencing (membuat urutan-urutan akitifitas)

c.       Resource Estimating (memperkirakan resource yang dibutuhkan)

d.      Duration Estimating (memperkirakan durasi dari sebuah proyek)

e.   Schedule Development and Control (mengembangkan jadwal dan mengontrol kesesuaian aktifitas terhadap jadwal)

3.       Cost Management, ialah area ilmu yang mempelajari bagaimana cara mengontrol kinerja dan memanfaatkan biaya seminimal mungkin untuk memenuhi kebutuhan proyek, terdapat tiga bidang dalam cost management:

a.       Cost Estimating (memperkirakan biaya yang akan dibutuhkan)

b.      Cost Budgeting (membuat anggaran)

c.       Cost Control (mengontrol kinerja biaya)

4.       Quality Management, yaitu manajemen terhadap kualitas dari produk, mulai dari merencanakan kualitas, menjamin dan mengontrol kualitas.

5.       Communication Management, bagaimana cara berkomunikasi antar stakeholder yang berbeda, mengkomunikasikan informasi sehingga tujuan dari proses bisa berjalan sesuai rencana.

6.       Risk Management,management terhadap resiko yang kemungkinan bisa saja terjadi saat pengerjaan proyek, management resiko meliputi:

a.       Risk Identification

b.      Risk Analysis

c.       Risk Response

d.      Risk Monitoring and control

7.       Procurement Management, ialah bagaimana cara sebuah organisasi atau stakeholder yang khusus di bidang pengadaan melakukan pengadaan barang, mulai dari memilih penjual(seller) hingga melakukan kontrak administrasi.