Project Integration Management

Kamis 15 maret 2012, adalah hari dimana tidak ada dosen yang mengisi perkuliahan melainkan seorang asisten kepercayaan ibu Raras(maaf nama asisten tidak dapat disebutkan).

Perkuliahan kali ini ialah presentasi mengenai knowledge area yang pertama yaitu Project Integration Management, dimana terdapat proses-proses berikut yaitu:

1. Develop Project Charter
2. Develop Project Management Plan
3. Direct and Manage Project Execution
4. Monitor and Control Project Work
5. Perform Integrated Change Control
6. Close Project or Phase

Develop Project Charter ialah proses awal dalam proyek yaitu membuat sebuah proyek charter dimana berisikan sebuah perjanjian antara client/sponsor dan developer berupa deskripsi proyek yang akan dijalankan.

Develop Project Management Plan ialah proses menentukan dan mendokumentasikan tindakan, persiapan, integrasi dan koordinasi dari sub-sub rencana yang perlu didefinisikan atau yang dianggap penting dilaksanakan. Proses ini menggambarkan bagaimana sebuah proyek dieksekusi,dimonitor, dikontrol dan ditutup. Gambar dibawah ini menunjukkan Input, Tools & Techniques serta Outputs dari proses ini.

Direct and Manage Project Execution adalah proses pelaksanaan dari tindakan yang telah ditentukan atau didefinisikan sebelumnya pada proses Develop Project Management Plan untuk memperoleh tujuan proyek.

Pada proses ini juga membutuhkan implementasi berupa perubahan-perubahan yang telah disetujui, mencakup:

1

Corrective Action

Merupakan bimbingan atau arahan yang terdokumentasikan  untuk meng-eksekusi sebuah proyek, agar nantinya tindakan-tindakan yang dilaksanakan sesuai dengan harapan.

Preventive Action

Berupa tindakan pencegahan resiko-resiko yang kemungkinan muncul, sehingga dapat mengurangi kemungkinan-kemungkinan negative yang tidak diinginkan.

Defect Repair

Berupa tindakan yang harus dilakukan jika terjadi kecacatan produk atau mengganti komponen jika sudah tidak dimungkinkan untuk diperbaiki.

Gambar dibawah ini berupa Input, Tools & Techniques dan Outputs untuk proses Direct and Manage Project Execution.

Monitor and Control Project Work adalah proses memantau atau mengawasi ,review dan mengatur penigkatan(progress) dalam memenuhi tujuan kinerja yang telah didefinisikan di Project Management Plan

Perform Integrated Change Control adalah proses meninjau semua perubahan permintaan, menerima perubahan dan mengatur/managing perubahan pengiriman, berhubungan dengan proses asset organisasi, dokumen proyek dan project management plan

Close Project or Phase proses penyelesaian semua aktivitas yang ada pada kelompok Project Management Process dengan tujuan menutup proyek atau fase secara formal

Secara singkat itu yang saya dapatkan pada pertemuan kali ini dan mungkin kondisi antara dosen yang mengisi kelas dan asisten sangat berbeda jauh, dimana penyampaian materi oleh dosen lebih mudah dipahami disbanding dengan asisten.

Read More

Menentukan Proyek

Senin 12 maret 2012, kali ini dosen kami me-review isi blog yang dari sekian banyak blog mahasiswa hanya satu yang setiap pertemuan terdapat cerita didalamnya dan pastinya itu bukan saya melainkan teman saya yang bernama Siti Syumarni yang akrab disapa Syuuum.

Selain dari review blog inti dari perkuliahan yaitu define proyek dan sendratari juga dipaparkan pada pertemuan kali ini, tiap kelompok berdiskusi menentukan proyek apa yang ingin mereka kerjakan dan konsep sendratari secara umum. Setelah melakukan diskusi tiap kelompok mempresentasikan apa yang mereka sepakati, namun dari 9 kelompok hanya 2 jenis proyek yang diterima yaitu Majalah Digital yang direvisi menjadi GengSI versi website dan website PKM.

Dan hampir lupa 9 Knowledge Area yang terdapat di PMBOK juga akan dijelaskan disetiap pertemuan, 1 knowledge area untuk 1 kelompok sehingga 9 knowledge area untuk 9 kelompok.

Sekali lagi untuk yang ketiga kalinya(dari artikel sebelumnya) saya mengatakan “mungkin tidak banyak yang dapat saya ceritakan” dikarenakan pertemuan kali ini hanya diisi dengan pemilihan jenis proyek (Website GengSI dan Website PKM) dan penentuan jadwal sendratari dan presentasi 9 knowledge area.

 

Sekedar saran mungkin perkuliahan tidak hanya diisi dengan menentukan tugas atau semacam menentukan jadwal presentasi melainkan perlu juga diisi dengan materi yang menyangkut dengan MPTI sehingga mahasiswa memperoleh pengetahuan tidak hanya tugas yang diberikan.

Read More

Leadership and Team Building

Kamis 8 maret 2012, kali ini perkuliahan tidak dilaksanakan didalam kelas melainkan outdoor tepatnya di plasa SI. Sepertinya tidak banyak yang dapat saya ceritakan mengenai perkuliahan kali ini karena jujur saya tidak menyukai perkuliahan kali ini(JUJUR looh).

Jika diijinkan mungkin saya dapat memberi tema untuk outdoor kali ini, yaitu “kepemimpinan” dimana pemateri menyajikan materi dan games yang berkaitan dengan kepemimpinan dan koordinasi antar anggota kelompok.

Dijelaskan terdapat beberapa tipe pemimpin yaitu: otoriter, father,demokrasi, dan militer. Dari namanya mungkin sudah dapat diidentifikasi kekurangan dan kelebihan dari tipe-tipe pemimpin tersebut.

Otoriter adalah tipe pemimpin yang suka memberi pendapat dan merasa pendapatnya paling benar, sehingga pendapat orang lain tidak didengarkan, bersifat tegas dan tidak mudah dijatuhkan, namun dilihat dari bawahan atau yang dipimpin tidak dapat memberi pendapat atau berwacana yang seharusnya benar.

Father tipe pemimpin yang terlalu memanjakan bawahan dan lama dalam mengambil tindakan dikarenakan harus menyesuaikan dengan bawahannya. Kelebihan di sisi bawahan ialah mereka dapat menyampaikan aspirasi mereka.

Demokrasi ialah tipe kepemimpinan yang dicerminkan di pemerintahan Indonesia, mendengarkan aspirasi rakyat untuk membuat sebuah kebijakan.

Militer adalah tipe pemimpin yang keras, sebenarnya sama dengan otoriter hanya saja tipe ini lebih keras layaknya militer.

Hanya itu yang dapat saya uraikan pada artikel kali ini, dikarenakan hanya itu yang saya dengar dan mungkin saya dapat menjelaskan mengapa saya tidak menyukai outdoor kali ini ialah:

1       Games yang tidak begitu efektif

2       Kemoloran waktu yang sangat lama

Games yang diberikan sudah sangat(maaf)basi dikarenakan sudah beberapa kali kami menemukan game semacam itu baik di matakuliah Keterampilan Interpersonal dan outbound-outbound di kegiatan lainnya.

Untuk games yang disediakan mungkin saya akan memberi saran, pertama game puzzle dimana ukuran puzzle yang sangat kecil dan anggota kelompok yang sangat banyak, jika dikatakan melatih kepemimpinan dan koordinasi antar anggota kelompok mungkin tidak begitu tepat dikarenakan hanya dibutuhkan beberapa anggota kelompok untuk menyelesaikan puzzle dan tidak sedikit anggota kelompok yang nganggur tidak melakukan apa-apa, jika anggota kelompok yang ngaggur ikut andil menyelesaikan puzzle mungkin saja dapat memperlambat pekerjaan.

Untuk game yang kedua ialah desain telur atau memberi hiasan telur, menurut saya game ini lebih baik disbanding game sebelumnya akan tetapi yang perlu diperhatikan kali ini ialah fungsi waktu, dimana perkuliahan seharusnya berakhir sekitar 20 menit sebelumnya malah menjadi molor yang disebabkan peserta yang terlambat kembali ke lokasi awal.

Ini adalah saran pertama saya di blog ini dan mungkin dapat dijadikan untuk membangun MPTI yang lebih baik dan bukan untuk menjatuhkan :D

VIVAT SI

Read More

5 Kelompok Proses Manajemen Proyek

Kamis 1 Maret 2012, jika melihat beberapa artikel sebelumnya di blog ini telah disinggung sebuah keranga kerja yang disebut PMBOK. Menu pertemuan kali ini ialah uraian mengenai 5 Kelompok Proses Manajemen Proyek dan Pemetaan kelima proses tersebut terhadap 9 Knowledge Area dan kedua hal tersebut berdasarkan kerangka kerja dari PMBOK.

Terdapat 5 kelompok proses manajemen proyek , yaitu:

1. Initiating Process Group
2. Planning Process Group
3. Executing Process Group
4. Monitoring & Controlling Process Group
5. Closing Process Group

Dan dipetakan terhadap 9 Knowledge Area, yaitu:

1. Project Integration Management
2. Project Scope Management
3. Project Time Management
4. Project Cost Management
5. Project Quality Management
6. Project Human Resource Management
7. Project Communication Management
8. Project Risk Management
9. Project Procurement Management

Pada pertemuan kali ini mahasiswa di minta untuk menemukan informasi dan keluaran dari 5 kelompok proses manajemen proyek dalam studi kasus Resnet, terdapat 5 kelompok dengan masing-masing proses yang harus di explore. Saya dan kelompok saya mendapatkan tugas untuk memperoleh informasi dan keluaran dari Initiating Process Group pada studi kasus Resnet.

Berhubung kemarin saya tidak memahami 5 kelompok proses manajemen proyek kecuali Initiating Process Group(JUJUR) so kali ini saya hanya akan menguraikan (sangat)sedikit apa yang saya pahami terhadap kelompok proses ini.

Proses awal sebuah proyek adalah Inisiasi dikatakan inisiasi dikarenakan pada tahap ini sebuah proyek dideskripsikan secara jelas yang dimana akan menghasilkan sebuah Project Charter dan siapa saja Stakeholder sebuah proyek.

Project Charter merupakan sebuah dokumen perjanjian antara Manajer Proyek dan Client, dimana seorang manajer memberikan gambaran proyek secara jelas berupa objective, scope, time, cost, dan batasan terhadap proyek maupun produk dari sebuah proyek. Dan jika dilihat dari 9 area ilmu Project charter di develop pada Project Integration Management.

Dan keluaran selanjutnya ialah Identify Stakeholder, dimana pada tahap inisiasi ini seorang manajer menentukan stakeholder yang terlibat baik berupa manajer,sponsor,tim dll.  Jika dilihat dari 9 area ilmu Identify Stakeholder berada pada Project Communication Management

Yah mungkin ini saja uraian dari perkuliahan MPTI pada pertemuan ke-6. Kurang dan lebih(kurang)nya mohon dimaafkan.

Wassalam :D

Read More

Lupa-lupa Ingat

Senin 27 februari 2012 merupakan pertemuan ke-5 untuk matakuliah ini dan sungghu tragis saya menulis artikel ini pada tanggal 14 maret 2012, itu artinya saya mungkin sudah agak(sangat) lupa dengan apa yang disampaikan pada perkuliahan ini, but saya akan mencoba untuk mengingatnya.

Pada artikel sebelumnya terdapat uraian mengenai Kerangka Kerja Manajemen Proyek berupa PMBOK dan uraian mengenai 9 area keilmuan, dan perkuliahan kali ini memiliki kesamaan yaitu membahas kerangka kerja dari PMBOK di akhir perkuliahan.

Sebuah proyek pasti berada dalam sebuah lingkungan, tidak dapat berjalan terisolasi dari lingkungannya, sehingga diharuskan untuk mengetahui lingkungan dimana proyek itu berjalan.

Proyek diharuskan beroperasi dalam konteks lingkungan organisasi yang lebih luas, sehingga manajer proyek diperlukan untuk berpikir secara system, yaitu memandang proyek secara holistik(memahami kaitan poyek dengan organisasi yang melingkupinya), Untuk itu dilakukan sebuah pendekatan sistem(system approach) terdiri dari pendekatan holistic dan analitis untuk menyelesaikan permasalahan kompleks. Pendekatan system ini terdiri dari tiga komponen yaitu: filosofi sistem, analisis sistem, dan Manajemen Sistem.

Ada 3 hal yang perlu diperhatikan dalam manajemen sistem, yaitu  Business, Organization dan Technology. Seorang manajer dalam sebuah proyek perlu mengenal ketiga aspek ini sebelum membuat sebuah keputusan. Manajer proyek mampu menganalisis efek dari keputusan/tindakan terhadap organisasi, sebelum membuat atau mengambil sebuah keputusan dalam sebuah proyek seorang manajer perlu mengetahui nilai dan dampak apa saja yang akan ditimbulkan terhadap proses business dan organisasi serta teknologi apa yang akan digunakan jika keputusan itu dijalankan.

Sebuah proyek dikerjakan oleh satu atau lebih organisasi, sehingga dibutuhkan pemahaman terhadap jenis-jenis organisasi, baik itu struktur dan budaya organisasi. Secara singkat terdapat 3 tipe struktur organisasi, yaitu Fungsional,Berbasis Proyek dan Matriks.

Struktur organisasi fungsional ialah struktur yang dibentuk berdasarkan fungsi dari setiap divisi/department dimana setiap manajer department bertanggung jawab kepada CEO, sedangkan Struktur berbasis proyek ialah manajer proyek bertanggung jawab kepada CEO dimana manajer proyek memiliki bawahan berupa staff dan Matriks berupa gabungan dari fungsional dan berbasis proyek.

Terakhir yang dapat saya ingat pada perkuliahan kali ini ialah uraian mengenai  kerangka kerja PMBOK oleh bapak Holil, berhubung kerangka kerja ini sudah saya uraikan di salah satu artikel blog ini, mungkin para pembaca bisa berkunjung disini 

Read More

9 Area Ilmu Manajemen Proyek(Kuliah Tamu)

Kamis 23 Februari 2012, kembali lagi untuk matakuliah MPTI dimana hari ini metode pembelajaran berupa kuliah tamu yang oleh bapak Tri Joko Wahyu Adi, PhD. Kuliah tamu berupa definisi proyek,manajemen proyek dan contoh-contoh proyek.

Proyek adalah suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi seumberdaya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah ditetapkan dengan jelas.(Soeharto)

A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service. (PMBOK 2008)

Dalam manajemen proyek terdapat tiga manajemen utama yang perlu dipertimbangkan dalam mengelola sebuah proyek yaitu Quality,Time dan Cost. Ketiga bidang tersebut dipetakan dalam sebuah segitiga sama sisi yang disebut “Triangle Constraints”.

Muncul sebuah pertanyaan mengapa harus segitiga sama sisi? Dari filosofi segitiga jika terdapat sebuah titik dipuncak maka dua titik yang lainnya berada dibawah, arti dari filosofi tersebut ialah jika Quality adalah fokus utama dari sebuah proyek atau proyek sangat mengedepankan kualitas dari sebuah produk maka perlu mengorbankan waktu yang lama dan biaya yang mahal untuk memenuhi tujuan dari proyek tersebut. Begitu juga sebaliknya jika sebuah proyek lebih fokus terhadap waktu pelaksanaan yang cepat, maka kualitas produk tidak akan begitu memuaskan dan biaya yang dikeluarkan juga tidak sedikit. Dan jika proyek fokus terhadap biaya yang dikeluarkan dirancang seminimal mungkin maka akan berdampak terhadap kualitas barang yang kurang memuaskan dan waktu pengerjaan yang cukup lama.

Dalam sebuah proyek seorang manajer harus dapat menyeimbangkan resource yang ada, budget yang tersedia, estimasi waktu pelaksanaan, kualitas produk sesuai dengan janji terhadap pelanggan, batasan dan scope-nya, selain itu hal yang terpenting dari kesemua poin-poin tersebut ialah seorang manajer harus mampu mengelola resiko yang mungkin saja terjadi, baik di bidang resource,quality dan yang lainnya.

Jika berbicara management proyek, terdapat kerangka kerja atau framework yang dikenal dengan PMBOK(Project Management Body of Knowledge), dalam kerangka tersebut terdapat 9 area keilmuan manejemen proyek yaitu:

Core: Scope management, Time management, Cost management, dan Quality management

Support: Procurement management, Risk management, Communication management, Human Resource management

Dan kesembilan area ilmu tersebut diintegrasikan yang disebut dengan Project integration management

1.       Scope Management ialah area keilmuan yang menangani masalah inisialisasi awal sebuah proyek, membagi area kerja untuk para stakeholders, berikut bagian dari Scope Management :

a.     Scope Planning (merencanakan pembagian area kerja)

b.    Scope definition (inisialisasi scope)

c.    Create WBS/Work Breakdown Structure(membuat struktur kerja untuk setiap stakeholders)

d.    Scope verification(verifikasi scope)

e.    Scope control(pengontrolan scope yang telah diverifikasi)

2.       Time Management ialah area ilmu yang mendefinisikan semua kegiatan kerja dan resource terhadap waktu,berikut proses yang terdapat dalam time management:

a.       Activity Definiition (inisiasi scope aktifitas yang akan dikerjakan)

b.      Activity Sequencing (membuat urutan-urutan akitifitas)

c.       Resource Estimating (memperkirakan resource yang dibutuhkan)

d.      Duration Estimating (memperkirakan durasi dari sebuah proyek)

e.   Schedule Development and Control (mengembangkan jadwal dan mengontrol kesesuaian aktifitas terhadap jadwal)

3.       Cost Management, ialah area ilmu yang mempelajari bagaimana cara mengontrol kinerja dan memanfaatkan biaya seminimal mungkin untuk memenuhi kebutuhan proyek, terdapat tiga bidang dalam cost management:

a.       Cost Estimating (memperkirakan biaya yang akan dibutuhkan)

b.      Cost Budgeting (membuat anggaran)

c.       Cost Control (mengontrol kinerja biaya)

4.       Quality Management, yaitu manajemen terhadap kualitas dari produk, mulai dari merencanakan kualitas, menjamin dan mengontrol kualitas.

5.       Communication Management, bagaimana cara berkomunikasi antar stakeholder yang berbeda, mengkomunikasikan informasi sehingga tujuan dari proses bisa berjalan sesuai rencana.

6.       Risk Management,management terhadap resiko yang kemungkinan bisa saja terjadi saat pengerjaan proyek, management resiko meliputi:

a.       Risk Identification

b.      Risk Analysis

c.       Risk Response

d.      Risk Monitoring and control

7.       Procurement Management, ialah bagaimana cara sebuah organisasi atau stakeholder yang khusus di bidang pengadaan melakukan pengadaan barang, mulai dari memilih penjual(seller) hingga melakukan kontrak administrasi.

Read More